El tacógrafo digital es una herramienta fundamental para el control de los tiempos de conducción y descanso de los conductores profesionales. En determinadas situaciones, es necesario realizar registros manuales para completar la información que no puede ser capturada automáticamente por el dispositivo.
¿Cuándo es Necesario Realizar Entradas Manuales?
Un conductor debe realizar un registro manual siempre y cuando esté alejado de su vehículo y no pueda utilizar el tacógrafo. Esto incluye actividades como:
- Disponibilidad
- Pausa
- Descanso
- Otros trabajos
Es importante destacar que no todas las actividades del conductor deben registrarse manualmente. Solo se deben registrar aquellas integradas dentro del periodo de trabajo diario del conductor. El conductor no está obligado a acreditar los descansos (diarios ni semanales) mediante entradas manuales. No obstante, el registro automático o la entrada manual de los tiempos de descanso del conductor utilizando el tacógrafo suple la emisión de un certificado de actividades.
Procedimiento para Realizar Entradas Manuales en el Tacógrafo Digital
A continuación, se detalla el proceso para efectuar entradas manuales en el tacógrafo digital, tomando como ejemplo el DTCO 4.0 de VDO. Este proceso suele durar aproximadamente 2 minutos.
- Inserción de la Tarjeta: Al insertar la tarjeta del conductor, se mostrará un menú de bienvenida con la información de la tarjeta, el número de lector y el nombre del conductor. También se visualizará la hora local y la hora UTC definidas, así como la fecha y hora de la última retirada de la tarjeta.
- Consulta para Entrada Manual: El dispositivo preguntará si desea introducir actividades posteriormente. Si selecciona "No", continuará con el proceso sin realizar la entrada manual.
- Efectuar la Entrada Manual: Si responde "Sí", el tacógrafo le pedirá que efectúe la entrada manual. Se mostrará la pantalla con el periodo de tiempo transcurrido entre la retirada y la entrada de la tarjeta actual.
- Datos Obligatorios: Deberá introducir los campos obligatorios siguiendo el orden marcado: actividad, día, mes, año, hora y minuto. Los campos de entrada parpadearán para indicar que deben ser rellenados.
- Información del País: Posteriormente, se le solicitará que añada el país y, en caso de ser necesario, la Comunidad Autónoma. Seleccione y confirme su elección.
- Confirmar Entrada: Confirme los datos introducidos respondiendo "Sí" o "No".
Situaciones Específicas y Aclaraciones
En ocasiones, pueden surgir dudas sobre cómo registrar ciertas actividades o justificar periodos de inactividad.
¿Qué hacer si se agota el tiempo de disponibilidad y se necesita iniciar el descanso?
Si un conductor se queda sin posibilidad de continuar la jornada porque necesariamente debe iniciar el descanso correspondiente, no puede realizar ningún traslado si no se encuentra en el centro de operaciones de la empresa o en su domicilio. La conducción realizada en estas situaciones, reglamentariamente, debería ser introducida en la tarjeta como "otros trabajos", lo que podría resultar en una infracción por minoración de un descanso. Es crucial entender que el descanso semanal nunca puede ser tomado en un vehículo en movimiento para efectuar el traslado desde el lugar donde se abandona el vehículo hasta el domicilio o la base de la empresa.
¿Cómo actuar si el taller ha realizado kilómetros de prueba?
Si el taller ha realizado kilómetros para probar una reparación, el conductor debe asegurarse de que esta actividad quede registrada. No realizar entradas adicionales significa no indicar en el tacógrafo lo que se ha estado haciendo desde la última extracción de la tarjeta del conductor. Si el taller ha movido el vehículo, esta actividad debe ser registrada, ya sea mediante los discos del tacógrafo analógico (si aplica) o mediante entrada manual en el tacógrafo digital, si es posible y procede.
Entradas Adicionales y Actividades No Registradas
"Entradas adicionales" se refiere a todas y cada una de las posibles actividades o periodos de descanso que no se hubieran registrado en el tacógrafo. Esto puede ocurrir si se ha conducido un vehículo exento de tacógrafo, se ha realizado un descanso o se han efectuado otros trabajos no relacionados con la conducción.
Justificación de Periodos sin Actividad (Vacaciones, Bajas Médicas)
Cuando se está un tiempo sin trabajar, por ejemplo por descanso, vacaciones o baja médica, es reglamentario hacer entradas adicionales en el tacógrafo. Con los tacógrafos digitales, no debería haber problemas. En el caso de los tacógrafos analógicos, la forma de justificar estos periodos puede ser mediante la anotación en el reverso del disco, indicando el periodo vacacional y marcando la línea de descanso. Es recomendable adjuntar el último disco trabajado antes del periodo vacacional y el primer disco posterior a las vacaciones.
Errores en las Entradas Adicionales
Los errores en las entradas adicionales son comunes. Si se comete un error, como marcar incorrectamente un periodo de descanso como "otros trabajos", se debe intentar explicarlo en el reverso de un ticket impreso o de un disco diagrama. Es plausible que un inspector de control consulte la razón de dicho registro y se pueda ofrecer una explicación.
Tickets del Tacógrafo Digital
El ticket del tacógrafo digital es un documento en papel que permite visualizar los datos registrados en el aparato de control. Las autoridades pueden solicitarlo en controles de carretera.
Casos en los que los Tickets Pueden Sustituir a la Tarjeta del Conductor
La legislación europea admite los tickets del tacógrafo como registro de actividades solo en supuestos de robo, pérdida, deterioro o funcionamiento defectuoso de la tarjeta del conductor. En estos casos, se debe solicitar un duplicado de la tarjeta en los 7 días naturales siguientes al suceso. La legislación española también contempla el uso de tickets si la tarjeta renovada no llega a tiempo.
Impresión y Conservación de Tickets
Para el registro de cada día, se presentan dos tickets: el de inicio y el de final. En combinación, estos tickets incluyen toda la actividad del conductor durante 24 horas y equivalen a los datos de la tarjeta del tacógrafo (solo en los casos permitidos). Los tickets del tacógrafo digital, cuando se usan como registro, deben llevarse en el vehículo durante 28 días y guardarse fuera de la luz directa y del calor para evitar que la tinta se borre. Una vez pasados los 28 días, los tickets deben guardarse en la oficina o sede de la empresa durante 365 días desde su creación.
Tipos de Tickets del Tacógrafo Digital
Existen 6 tipos de documentos que se pueden imprimir en formato "ticket":
- Actividades diarias del conductor y segundo conductor registradas en las tarjetas (Ticket 24 horas del conductor).
- Actividades diarias del conductor y segundo conductor registradas en el tacógrafo (Ticket 24 horas del vehículo).
- Incidentes y fallos registrados en el tacógrafo.
- Incidentes y fallos registrados en las tarjetas de conductor.
- Datos técnicos de vehículo y aparato de control (tacógrafo).
- Excesos de velocidad registrados en el tacógrafo.
Todos los tickets tienen una estructura común con un encabezado, un cuerpo (que varía según el tipo de documento) y un pie.
Tacografo digital (lectura actividad diaria)
Saber interpretar los datos que recoge el ticket del tacógrafo digital es fundamental para el cumplimiento de la normativa y para la gestión de la flota.