Desde 2019, todas las empresas en España deben cumplir con el registro diario obligatorio de la jornada laboral. La entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 hizo que el registro de la jornada laboral sea obligatorio para todas las empresas y organizaciones, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización del trabajo.
La evolución normativa y tecnológica está impulsando sistemas de control horario en la nube, que permiten gestionar la presencia laboral de forma centralizada, segura y accesible desde cualquier lugar. Una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea recomendó el control de acceso y jornada como prueba clave para reclamar horas extra.
Tipos de Relojes de Fichar
Existen diversos tipos de relojes de control de asistencia, cada uno con unas funcionalidades específicas que se adaptan a diferentes necesidades empresariales.
Relojes de Fichar Mecánicos
Los relojes de fichar mecánicos son máquinas que estampan una hora y una fecha en una tarjeta de cartón. Cuando un empleado inicia o finaliza su jornada de trabajo, introduce su tarjeta en el reloj y este imprime sobre ella la fecha y la hora de entrada y salida del trabajo. Al cabo de un tiempo, cuando la tarjeta se llena, un encargado debe recogerla y calcular manualmente las horas trabajadas por el empleado durante ese periodo. Además, una vez completada una tarjeta debe proporcionársele una nueva al empleado.
La principal ventaja de los relojes de fichar mecánicos es que no necesitan de ningún ordenador para funcionar, ya que el cálculo de tiempos lo realiza una persona. Sin embargo, necesitan un gasto continuo en consumibles (tarjetas de cartón, cintas de tinta, etc.).
Relojes de Fichar Electrónicos (Terminales de Control Horario)
Los relojes de fichar electrónicos ofrecen muchas más posibilidades y no implican un gasto en consumibles. La información del marcaje no se imprime en ninguna tarjeta, sino que se almacena en una memoria interna del reloj que es leída periódicamente por un programa de gestión instalado en un ordenador.
Los empleados pueden fichar de varias maneras, siendo las más comunes la lectura de una tarjeta RFID, el reconocimiento facial o el de huellas dactilares. Si se opta por un reloj de fichar electrónico, el siguiente paso es determinar de qué manera ficharán los empleados.
Reloj de Fichar por Huella Dactilar
El reloj de fichar por huella dactilar es una herramienta moderna y eficiente que ha reemplazado los métodos de registro de horas más tradicionales. Su funcionamiento es muy sencillo: cuando un empleado llega al lugar de trabajo, coloca su dedo en el sensor del reloj de fichar por huella dactilar. El sensor captura y digitaliza la huella dactilar del empleado de manera rápida y precisa. Una vez que el reloj de fichar verifica la identidad del empleado, registra automáticamente la hora de entrada en el sistema. Del mismo modo, cuando el empleado se va al final de su jornada laboral, simplemente coloca su dedo en el sensor nuevamente.
La principal ventaja de este reloj de fichar es su precisión y seguridad. Al utilizar la huella dactilar como medio de identificación, se minimiza el riesgo de errores o fraudes en los registros de asistencia. Además, ofrece una mayor comodidad para los empleados, ya que no es necesario llevar consigo tarjetas o dispositivos adicionales.
Reloj de Fichar con Tarjetas de Proximidad (RFID/MIFARE)
Un reloj de control laboral con tarjetas de proximidad es un dispositivo utilizado para registrar la asistencia y los horarios de entrada y salida de los empleados mediante el uso de tarjetas RFID (Identificación por Radiofrecuencia) o tarjetas de proximidad.
Relojes de Fichar con Reconocimiento Facial o Escaneo de Iris
Estos dispositivos destacan por utilizar características físicas únicas, como reconocimiento facial o escaneo de iris, para identificar a cada uno de los miembros del equipo de manera precisa.
Relojes de Fichar con Código de Barras
En esta ocasión, los miembros de la plantilla escanean un código de barras personal con un lector para registrar su asistencia, funcionando de manera similar a las tarjetas de proximidad.
Relojes de Fichar con Clave de Acceso Personal
El reloj de control puede registrar la jornada de trabajo a través de una clave de acceso personal. De esta forma, en las empresas se utiliza como un método de control de asistencia y de registro de horas trabajadas.
Reloj Checador Biométrico Facial y Dactilar
Características de un Reloj de Fichar Moderno (Ej. CP7000 / TM1000)
El reloj de fichar CP7000 (o TM1000) tiene las siguientes características, según su versión:
- Verificación de 3 vías: Ofrece verificación de huellas dactilares, contraseñas y lectores de tarjetas y puede almacenar hasta 3000 huellas dactilares, 3000 contraseñas, 3000 tarjetas RFID y 193,877 registros.
- Informes de asistencia instantáneos: Exporta sin esfuerzo registros de asistencia utilizando una unidad USB incluida. Simplifica el procesamiento de datos y nóminas con registros de asistencia detallados y garantiza una compensación precisa por las horas trabajadas, incluidas las horas reales trabajadas, las horas totales, las horas extra y las pausas para el almuerzo.
- Configuración fácil de usar: Con una configuración inicial de 5 pasos, permite saltarse procedimientos complejos, como configuración de turnos, configuración de departamento, registro de empleados y reglas de asistencia. Permite ajustar las horas de trabajo, las pausas para el almuerzo y las horas extras para adaptarse a los diferentes horarios de trabajo de los empleados.
- Tecnología de verificación avanzada: Permite aprovechar la última tecnología óptica de huellas dactilares con un tiempo de respuesta de menos de un segundo, lo que reduce los tiempos de espera durante los períodos pico.
- Amplia gama de usos: Este dispositivo de registro de entrada y salida de empleados no requiere tarifas mensuales, ni configuración de red compleja ni instalación de software; simplemente está listo para usar. Es ideal para pequeñas empresas. Simplifica el seguimiento del tiempo y la gestión de asistencia y reduce la carga de trabajo de las estadísticas de asistencia, lo que la convierte en una excelente opción para las necesidades de asistencia corporativa.
- Idiomas: Disponible en 11 idiomas: inglés, alemán, francés, español, italiano, ruso, holandés, sueco, polaco, portugués y árabe para satisfacer las diversas necesidades de la fuerza laboral.
Especificaciones del Producto TM1000:
| Número de modelo | TM1000 |
| Color | Negro |
| Material principal | ABS |
| Método de instalación | Montado en pared |
| Métodos de reloj de tiempo | Admite huellas dactilares, contraseña y tarjeta RFID |
| Red | Independiente (una sola máquina, no conectada en red) |
| Método de descarga | USB (formato FAT32) |
| Selección de idioma | Admite 11 idiomas |
| Capacidad USB | 4 GB |
| Informes automáticos | Sí |
| Dimensiones del producto | 7,1 x 5,1 x 1,6 pulgadas / 180 x 130 x 40 mm |
| Peso neto | 1,2 libras / 0,55 kg |
Soluciones de Control Horario en la Nube
Actualmente, la evolución normativa y tecnológica está impulsando sistemas de control horario en la nube, que permiten gestionar la presencia laboral de forma centralizada, segura y accesible desde cualquier lugar. Soluciones como las de Safescan, especialista en tecnología para control de presencia y gestión de accesos, permiten a los empleados fichar de forma rápida mediante tarjeta RFID, MIFARE o huella dactilar, mientras que la información queda automáticamente registrada en plataformas cloud.
Los terminales TimeMoto incluyen conexión con software de control horario para centralizar los datos en la nube o en servidores locales. Son ideales para empresas, centros educativos o instituciones públicas que buscan una solución robusta, segura y sencilla de usar. Se recomienda adquirir también la suscripción al programa TimeMotoCloud para gestionar el historial de entradas y salidas de cada trabajador.
Alternativas Digitales al Reloj de Control Horario Tradicional
Para empresas con modelos híbridos, existen opciones más allá del dispositivo físico. Si se busca una solución que facilite lo máximo posible el registro de jornada de la forma menos costosa, digitalizar la herramienta se ha convertido en la alternativa estrella. Contar con un software de RRHH proporciona a las empresas una solución de control horario digital.
Software de Control Horario
Estos software de control de asistencia registran la asistencia desde cualquier dispositivo conectado a internet, almacenando los datos en la nube para acceso remoto y análisis. Un software de control de asistencia complicado puede generar resistencia en los empleados y dificultar la adaptación.
Un sistema de control laboral para la gestión de personal en el fichaje del trabajo, en la oficina o en cualquier lugar, sirve para realizar un control de horas de trabajo y un registro horario desde móvil, tablet u ordenador, etc. En el informe de horas trabajadas se detallarán las horas laborales y horas extras conforme a la legislación laboral.
El administrador controla la gestión de personal laboral, desde cualquier lugar, selecciona los dispositivos permitidos, examina las geolocalizaciones de empleados, asigna los proyectos, etc. Se debe entregar el registro de horas de trabajo mensual tanto presenciales como de teletrabajo de la jornada laboral realizada. El administrador puede controlar de forma grupal o individual la gestión de vacaciones de empleados, bajas, asuntos propios, etc. El empleado puede solicitar las vacaciones o comunicarle a su administrador cualquier cambio con flexibilidad horaria en su calendario laboral, pudiendo enviar un justificante médico u otro archivo a través de la solicitud. Con este sistema de control laboral podrá realizar el control de personal en cualquier dispositivo y lugar. Sus empleados podrán firmar los registros laborales mensuales a final de mes, mediante su teléfono móvil con un SMS. Permite crear turnos rotatorios o turnos fijos semanales para adaptar el horario de trabajo de cada semana a sus trabajadores, o un Horario Estricto donde solo pueden fichar en un horario establecido.
Aplicaciones Móviles de Registro de Asistencia
En este caso, se utilizan aplicaciones móviles para el registro de asistencia, permitiendo a los empleados marcar su entrada y salida desde su smartphone, con funciones como geolocalización, consiguiendo un mayor control.
Reloj Checador Biométrico Facial y Dactilar
Fichaje con Código QR
Uno de los métodos más populares es el fichaje con código QR, que no requiere hardware adicional y se implanta en minutos, convirtiéndose en el sistema idóneo para adaptarse a cualquier situación o característica de la empresa.
Fichaje por Llamada Telefónica
El trabajador puede fichar a través del teléfono mediante una llamada, escuchará una locución que le dirá que ha comenzado o ha terminado la jornada de trabajo. Este sistema es compatible con cualquier tipo de teléfono y es útil cuando no tiene conexión a Internet, en zonas rurales, etc.
Cuándo es Conveniente Instalar un Reloj de Control Horario
En algunos países, como en España, el registro de la jornada laboral es obligatoria. Mientras tanto, en otros países se trata de una opción donde cada vez más empresas se suman a implantarla entre sus plantillas. Si estás pensando en hacerte con uno de ellos para tu empresa, es importante tener en cuenta algunos factores que dependerán de la situación actual de tu compañía y de sus características.
Esta solución es el estándar de oro en sectores con alta densidad de trabajadores y turnos rotativos, como la industria pesada, la fabricación y los grandes centros logísticos. En estos entornos, donde cientos de personas entran o salen de forma simultánea, un dispositivo físico en la puerta es la opción más ágil para evitar cuellos de botella. Del mismo modo, el reloj de pared es la herramienta predilecta en el sector sanitario y la gran distribución o retail.
En el caso de que nuestra empresa se encuentre trabajando en remoto, o exista teletrabajo de forma esporádica o de manera híbrida, deberemos replantearnos esta opción. El reloj de control horario requiere de la presencialidad de los empleados para su uso. Al estar situado en el centro de trabajo, todos aquellos colaboradores que realicen su actividad de forma externa no podrán hacer uso de la herramienta.
También existen otros factores en los que pensar, como la organización de la empresa. ¿Los trabajadores comienzan y finalizan su jornada en el centro de trabajo? Si no es así, el reloj de control tampoco podrá adaptarse a estas características. Por tanto, su conveniencia depende de si la actividad es 100% presencial o si requiere flexibilidad por teletrabajo.