Presupuesto Económico y Planificación en Proyectos Ágiles

La elaboración de presupuestos convencional se basa en los principios fundamentales de predecir, determinar y controlar. Sin embargo, en un mundo en constante evolución, estos fundamentos podrían convertirse en un problema. Las empresas sienten la necesidad de adelantarse a la competencia, pero la rapidez y la estrategia deben ir de la mano. Las empresas ágiles innovan dividiendo los grandes desafíos en problemas específicos y probando enseguida las posibles soluciones.

Frente a un enfoque tradicional, los éxitos y fracasos inmediatos permiten a los equipos establecer prioridades basándose en lo que realmente funciona. Las empresas ágiles también se centran en un menor número de iniciativas que se llevan a cabo con mayor rapidez. La clave del éxito de la elaboración de presupuestos ágil es disponer de información precisa y actualizada sobre lo que funciona y lo que no. En ocasiones, la información recibida mostrará que las iniciativas planteadas deben reorientarse o cancelarse por completo.

Los Desafíos de la Planificación Presupuestaria Tradicional

Los equipos financieros no pueden predecir el futuro, y tratar de hacerlo supone un gran riesgo. Elaborar un presupuesto para un plazo de un año o más puede hacer que una empresa se vea atada a una estrategia obsoleta, algo peligroso en un entorno empresarial volátil. Aunque dividir el tiempo de un equipo entre varios proyectos puede parecer eficaz e incluso necesario, pedirle a la gente que defina prioridades puede hacer que sean mucho menos productivos. Lo mismo puede decirse de las empresas: es más eficaz invertir en unas pocas iniciativas estratégicas a corto plazo que intentar hacerlo todo a la vez.

Para evaluar con precisión qué estrategias están dando sus frutos, los equipos financieros necesitan un flujo constante de información. Necesitan saber qué se espera de cada iniciativa y cómo se medirá su éxito. Uno de los grandes dolores de cabeza de las organizaciones a la hora de trabajar con Desarrollo Ágil son los presupuestos. Los presupuestos se realizan en un momento dado de manera anual y se intenta predecir cómo irá el año. Más veces de las que nos gustaría, esto acaba derivando en proyectos donde su motivación principal es la entrega de un alcance en fecha. En un mundo complejo donde los requisitos no paran de cambiar, es difícil saber si se conseguirá esa fecha, y por eso un modelo predictivo de gestión puede dar dolores de cabeza.

La industria del software gira en torno a equipos que acaban echando más horas que un reloj con tal de alcanzar hitos a los que se tuvieron que comprometer cuando apenas tenían información sobre lo que había que hacer y con la presión de negocio. O incluso peor, se vende así, por debajo de presupuesto y tiempo, para ganar el concurso. Para que haya un presupuesto ágil, se debe poner el foco en los productos: ¿Qué esperamos de ellos? ¿Cómo vamos a saber si son exitosos? ¿Qué indicadores nos anuncian que debemos abandonar o invertir más dinero?

¿Cuánto tiempo invierte tu organización en decidir el presupuesto? Párate a pensarlo: reuniones con muchas áreas, inventar números, tratar de cuadrarlos, revisar los números constantemente, tomar decisiones, comunicarlas… ¡Y luego la mayor parte de las cosas que pusiste en el presupuesto no ocurren!

La Transición hacia la Presupuestación Ágil

La transición a una elaboración de presupuestos ágil suele ser un gran cambio que para una empresa puede resultar difícil asimilar de una sola vez. Para reducir las dificultades y la incertidumbre que conlleva un cambio tan significativo, los equipos financieros pueden adoptar un enfoque iterativo a la hora de implementar estrategias de elaboración de presupuestos ágiles. Las organizaciones que han decidido cambiar para poder enfrentarse mejor a ese mundo cambiante han apostado por el Desarrollo Ágil.

SAFe conlleva algunas prácticas predictivas que hacen que algunos firmantes del manifiesto Agile se hayan posicionado en contra de esta librería. Uno de los motivos es que SAFe propone dividir el presupuesto anual en trimestral con el objetivo de ganar en agilidad. Cada tres meses se puede mirar la dirección de la compañía y de los productos y decidir cómo resolver los nuevos retos que se presentan o cómo generar más valor. Si hacemos un análisis simple, tiene muy buena pinta porque se gana cuatro veces más agilidad al poder decidir cada tres meses dónde se pone el dinero. Sin embargo, el presupuesto trimestral también puede ser un problema que limite la capacidad de entrega de valor.

Un presupuesto trimestral da a las organizaciones capacidad de maniobra, pero una vez más, hay que acompañarlo de una transformación cultural. Hay que entender que el objetivo no debe ser entregar en tres meses “mucho”, sino entregar valor a la organización. El cambio de mentalidad asociado a la transformación ágil debe llevar a pensar en valor, lo que significa definir qué es valor para la organización en este producto, definir métricas claves, medir continuamente y pararse al final de los tres meses para saber si el producto funciona. El presupuesto trimestral debe dar a la organización la oportunidad de saber si debe descartar un producto o apostar fuerte por otro. Para ello, la clave es generar un entorno seguro para poder ser transparentes sin que eso afecte a nivel personal. Por ejemplo, decir “nuestro producto no está funcionando” sin que eso sea visto como “vaya equipo más malo”. ¡El fracaso es insistir en algo que no funciona por aparentar!

Al igual que cualquier elemento relacionado con el Desarrollo Ágil, un presupuesto necesita de confianza. Cuando se destina dinero a un producto, se confía en que el Product Owner maximizará su valor. Y a veces se destinará dinero a productos que no se sabrá si serán rentables, pero que se abandonarán si se descubre que no lo son. Con esto ya se tendrá un beneficio, y se ahorran muchísimas reuniones para inventarse el presupuesto (que es lo que ocurre en muchas organizaciones).

Las empresas que trabajan de esta manera invierten muy poca energía en el presupuesto, y la mayoría lo hacen para no estar “muertas” financieramente.

Principios Clave de la Presupuestación Ágil

La presupuestación ágil aplica los principios de la gestión de proyectos ágil a la planificación financiera. Se basa en sesiones de planificación breves, reevaluaciones frecuentes y ajustes basados en datos. En resumen, el plan financiero se convierte en un sistema en constante evolución. La ventaja de la gestión presupuestaria ágil es que el equipo estará en mejores condiciones para responder a las condiciones cambiantes del proyecto. El gestor de proyectos podrá estar al tanto de posibles problemas con mayor rapidez.

En el proceso tradicional de presupuestación en cascada, el presupuesto se establece por adelantado y permanece fijo durante el proyecto. Si el alcance o el cronograma cambian, o si se encuentran dificultades imprevistas, las posibilidades de respuesta o de realizar cambios en todo el proyecto son limitadas.

• Asignación basada en el valor: Financiar las iniciativas que aporten más valor a la empresa y a los clientes.
• Revisiones iterativas: Revisar los presupuestos con frecuencia en lugar de esperar a una revisión anual.
• Flexibilidad con control: Adaptarse rápidamente, pero mantener la responsabilidad con límites financieros claros.
• Transparencia y colaboración: Los equipos de finanzas, operaciones y desarrollo deciden conjuntamente las prioridades presupuestarias y la asignación de recursos.
• Mejora continua: Las lecciones aprendidas en cada ciclo permiten tomar decisiones presupuestarias más inteligentes en el siguiente ciclo.

Las organizaciones que aprovechan prácticas ágiles avanzadas, incluida la financiación ágil, son capaces de reaccionar a los cambios provocados por eventos disruptivos hasta dos veces más rápido que la media nacional.

Diferencias Fundamentales entre Presupuestación Ágil y Tradicional

La presupuestación tradicional suele ajustarse una vez al año, es aprobada por la dirección y rara vez se revisa. Aunque es predecible, a menudo deja a los equipos atrapados en supuestos obsoletos y con poco margen para reaccionar cuando las cosas cambian. La presupuestación ágil adopta el enfoque contrario. Favorece la flexibilidad frente a la rigidez, revisa los presupuestos con frecuencia y financia las iniciativas que aportan más valor.

Implementación Práctica de la Presupuestación Ágil

Para implementar la gestión presupuestaria ágil, es fundamental comprender las expectativas y definir el propósito y los resultados esperados desde el principio. Esto debería formar parte del plan de proyecto de alto nivel, definiendo el alcance del trabajo como guía para el proceso de presupuestación. Hay que hacer una lluvia de ideas sobre los resultados clave: funciones, resultados o hitos que aportan valor empresarial. Estos deben dividirse en tareas más pequeñas, desglosados en sprints para mejorar la precisión de las estimaciones y permitir la reasignación cuando cambien las prioridades. Es crucial aclarar quiénes son las partes interesadas que influirán en el presupuesto y quiénes revisarán el sprint para evitar reelaboraciones y comentarios contradictorios.

Se deben definir las necesidades, correlacionando todos los recursos que afectan al alcance o al coste: esfuerzo humano, herramientas, integraciones, requisitos de cumplimiento y dependencias. En la presupuestación ágil, este inventario se convierte en la cartera de gastos pendientes, y los elementos se pueden reordenar según cambie el valor empresarial. Finalmente, se crea un cronograma con puntos de control iterativos: revisiones de sprints, revisiones de financiación y retrospectivas de rendimiento, alineados con la cadencia presupuestaria.

La columna vertebral del proceso de presupuestación ágil es que las cosas son dinámicas y flexibles. Las dos formas de hacerlo son: planificar el proceso en Sprints y priorizar las tareas. En lugar de comprometer todo el presupuesto por adelantado, se asignan los fondos en incrementos más pequeños, normalmente de forma mensual o trimestral. Por supuesto, esto se basa en las prioridades actuales, los conocimientos validados y el ritmo real de progreso del proyecto. Ágil también significa dar prioridad a lo más importante. Identificar las tareas de alta prioridad para cada sprint y asignar el presupuesto asegura que las actividades cruciales reciban atención financiera.

Para que la presupuestación ágil sea eficaz, todos deben poder ver los mismos datos y hablar el mismo idioma. Esto incluye a las finanzas, las operaciones, el producto y la gestión de proyectos. Si el presupuesto está en hojas de cálculo que solo un departamento entiende o tiene acceso, se vuelve inútil. La colaboración interfuncional garantiza que las decisiones presupuestarias no se tomen de forma aislada. Cuando los equipos comparten las prioridades y tienen visibilidad del gasto, es más probable que obtengan resultados dentro del presupuesto y a tiempo.

Es fundamental establecer una visibilidad compartida, creando un único entorno de trabajo para tareas, costes y cronogramas. Esto ayuda a todos los equipos a comprender cómo su trabajo afecta tanto a la entrega como al presupuesto. Por ejemplo, el departamento financiero realiza el seguimiento del gasto en tiempo real, los gestores de proyectos ágiles ven la tasa de consumo por sprint, y el producto y la ingeniería realizan el seguimiento del progreso en función del valor entregado. Se deben celebrar reuniones periódicas en las que los equipos revisen el rendimiento, debatan las ventajas e inconvenientes y tomen decisiones rápidas sobre la reasignación de recursos. Es necesario acordar métricas de éxito comunes que pueden ser el coste por entrega, la tasa de adopción de funciones o la rentabilidad del sprint.

Ser ágil significa mantenerse flexible y rentable. Un enfoque de tarifa fija puede funcionar para tareas cortas y bien definidas, pero puede crear fricciones en compromisos más largos e iterativos en los que el alcance cambia con frecuencia. Debe tenerse en cuenta múltiples modelos de facturación (tarifa fija, tiempo y materiales, y facturación basada en anticipos). También debe realizarse un seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables, ya que no todas las tareas aportan ingresos directos, pero todas añaden costes. El seguimiento de ambas ayuda a proteger los márgenes.

Beneficios de la Presupuestación Ágil

Las ventajas de un proceso de presupuestación ágil incluyen la capacidad de reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado. Los equipos pueden ajustar la financiación rápidamente cuando cambian las necesidades de los clientes o las condiciones del mercado. Por ejemplo, si una empresa SaaS lanza una nueva función basada en las historias de los usuarios, pero los comentarios de estos destacan otra función como más valiosa, con presupuestación ágil, el equipo puede reasignar inmediatamente los fondos para acelerar la nueva prioridad, en lugar de esperar al siguiente ciclo anual.

Además, permite alinear el gasto con el valor de la empresa. El flujo de recursos se dirige a las iniciativas con mayor impacto, en lugar de distribuirse de forma dispersa. Por ejemplo, si un equipo de marketing observa que una campaña publicitaria tiene un rendimiento inferior al esperado, mientras que otra supera las expectativas, en lugar de absorber los retrasos en las fases posteriores, el director del proyecto puede reasignar los fondos para incorporar recursos temporales de control de calidad. El proyecto se mantiene dentro del plazo previsto sin exceder el gasto total.

Los beneficios de los presupuestos ágiles incluyen mayor transparencia y visibilidad, mejora en la toma de decisiones y mayor adaptabilidad a medida que surgen nuevos desafíos y oportunidades en el proyecto al poner la información más relevante en conocimiento de todas las personas de la organización. Además, el enfoque de presupuestos ágiles también propone una gestión más descentralizada, donde se otorga mayor autonomía a los equipos para tomar decisiones y gestionar sus recursos. Otro aspecto importante del enfoque es la medición del rendimiento en un contexto más amplio. En lugar de centrarse únicamente en los resultados financieros, se fomenta una medición más amplia del rendimiento, que incluye aspectos como la satisfacción del cliente, la calidad del producto y la innovación. Los presupuestos ágiles permiten una gestión más eficiente y eficaz de los recursos y personas al establecer presupuestos a corto plazo y adaptarse a medida que se avanza, se pueden tomar decisiones más informadas y oportunas. Esto reduce el riesgo de errores costosos y mejora la probabilidad de éxito, ya que se fomenta el “falla pronto, falla barato”, es decir, en un mundo con alta incertidumbre se necesita experimentar para saber si algo funcionará.

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